La fattura elettronica ha avuto la sua prima apparizione nel 2008 con la Legge Finanziaria, ma solo nel 2014 è divenuta obbligatoria per le pubbliche amministrazioni italiane.
Si tratta di un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture – le cui regole sono stabilite nel Decreto Ministeriale del 3 aprile 2013, n. 55 – e coinvolge diversi attori: il fornitore o il suo intermediario, il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e la Pubblica Amministrazione destinataria della fattura.
L’esigenza del documento fiscale digitale nasce dalla volontà di abbandonare definitivamente il supporto cartaceo e i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione.
Le fatture elettroniche devono avere un formato denominato XML (eXtensible Markup Language), caratterizzato da informazioni specifiche, secondo il formato FatturaPA oggi in vigore, che ne assicurano immutabilità ed inalterabilità. Questo linguaggio informatico è l’unico accettato dal Sistema di Interscambio e permette di verificare le informazioni contenute nel documento.
La pubblica amministrazione soggetta all’obbligo di fatturazione comunica al fornitore il proprio codice identificativo. La fattura infatti deve sempre riportare questo codice alfanumerico ed univoco che consente al Sistema di Interscambio (in seguito SdI) di individuare esattamente la p.a. destinataria che lavorerà contabilmente la fattura stessa.
Il soggetto emittente una volta compilata la fattura, dovrà sempre apporre la firma digitale al fine di garantirne autenticità dell’origine e integrità del contenuto.
A questo punto, la fattura elettronica verrà sottoposta al vaglio del SdI, quale passaggio imprescindibile per tutte le fatture emesse verso la p.a. Tale ente svolge la funzione di raccordo tra i vari soggetti coinvolti ed ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.
Il Decreto Ministeriale del 7 marzo 2008 ha individuato l’Agenzia delle Entrate quale gestore del Sistema di Interscambio e la Sogei quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali ed alla conduzione tecnica.
Dopo tali operazioni, in assenza di errori, la fattura verrà trasmessa alla p.a. competente che potrà procedere al pagamento del fornitore.
La fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono obbligate a gestire il tutto tramite il Sistema di Interscambio (SDI).
Si precisa infine che i documenti contabili emessi debbono essere obbligatoriamente conservati elettronicamente sia dall’emittente che dal destinatario il quale sarà vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica ai sensi dell’art. 1 comma 209 della Legge n. 244 del 2007.
Per quanto il processo di fatturazione elettronica appena descritto risulti piuttosto semplice, nella pratica lo è un po’ meno. L’utente infatti dopo aver creato la fattura in modo classico dovrà poi convertirla in file xml e stante la poca dimestichezza nel svolgere questa operazione sempre più aziende si affidano a software appositamente realizzati per lo scopo.
In ogni caso l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione diversi servizi gratuiti per agevolare i soggetti che dovranno imbattersi in questo nuovo strumento.
La fattura elettronica tra privati
Una novità piuttosto rilevante riguarda l’avvio della fatturazione elettronica obbligatoria tra privati a partire dal 1° gennaio 2019, sancita con la Finanziaria 2018.
Si precisa che tale obbligo concerne tutte le fatture B2B – BusinessToBusiness – ed incombe solo in capo ai soggetti titolari di partita IVA residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, salvi i soggetti che rientrano nel “regime di vantaggio” previsto dall’art. 27 comma 3 del Decreto Legge n. 98/11 o del “regime forfettario” previsto dalla Legge n. 190/14.
In buona sostanza riguarda tutte le fatture, escludendo quelle che già devono essere emesse in formato elettronico da questo luglio (per le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera di imprese che partecipano ai contratti di appalto stipulati con un’amministrazione pubblica) e da questo settembre, cioè quelle relative al tax free shopping. L’obbligo di emettere fatture elettroniche per cessioni di benzina o gasolio per motori inizialmente previsto dal 1°luglio 2018 slitta all’inizio dell’anno prossimo, secondo quanto pubblicato in Gazzetta ufficiale del 28 giugno 2018.
La fattura elettronica può essere emessa direttamente dal cedente/prestatore, da un terzo che emette per conto del fornitore o dallo stesso cliente per conto del fornitore. Ciò non incide, nel processo di fatturazione elettronica tra privati, sul regime delle responsabilità relative al contenuto della fattura che rimangono imputabili al cedente/prestatore.
Per inoltrare il documento elettronico al cessionario/committente, oppure a un terzo destinatario, l’emittente dovrà inserire l’indirizzo telematico di destinazione (Codice Destinatario/PEC Destinatario).
La trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche può avvenire mediante tre canali, in base alla dimensione del file: web service, FTP o PEC. Per i primi due occorre accreditarsi e sottoscrivere un apposito accordo di servizio con Sogei, nel caso di impiego della PEC non è richiesto l’accreditamento.
L’introduzione di questa tipologia di fatturazione può rappresentare una preziosa occasione per rendere più efficiente l’intero ciclo attivo e passivo di una azienda, di cui le fatture, sia in entrata che in uscita, sono un elemento fondamentale.
La fattura elettronica B2B consentirebbe quindi un risparmio di tempo e denaro rendendo più snello ed efficace l’iter di fatturazione; garantirebbe altresì una maggiore trasparenza ed efficienza nei sistemi di verifica, principalmente in termini di legalità ponendosi come ottima rimedio per contrastare l’evasione.
VP
