Le posta elettronica certificata, da tutti conosciuti con l’abbreviazione PEC, è uno sofisticato strumento di comunicazione digitale che, rispetto alla classica e-mail, offre maggiori garanzie, dal punto di vista giuridico, alla trasmissione di documenti prodotti ed inviati per via informatica.
Prima di indagare sugli aspetti legali della pec, pare necessario fornire qualche cenno sulle sue origini e sulla sua natura.
L’origine della PEC
La Posta Elettronica Certificata viene introdotta nel 2005 con il “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3” (D.P.R. 68 dell’11 Febbraio 2005).
Nello stesso anno, il 2 novembre, il Ministero per l’Innovazione e le Tecnologie ne ha definito gli aspetti tecnico-funzionali emanando il decreto sulle “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata”.
Anche il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – D.Lgs 82/2005) ha richiamato questo strumento di comunicazione elettronica agli artt. 6 e 48.
A tal proposito preme fare una precisazione, il CAD prevede due tipi di Posta certificata: la PEC ordinaria e la PEC identificativa (PEC-ID).
Quest’ultima è stata prevista dall’art. 65, comma 1, lett. c-bis, del CAD ma ad oggi non è stata ancora attivata. E’ una casella di PEC che svolge la funzione di identificare le persone fisiche e giuridiche che presentano istanze e dichiarazioni per via telematica nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni.
La PEC-ID prevede che il titolare della casella di posta (che corrisponde al mittente del messaggio) abbia ricevuto le credenziali per l’accesso al servizio previa identificazione da parte del gestore, anche per via telematica, secondo modalità definite con Regole Tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71 del CAD (che rimanda al D.P.C.M. del 27 Settembre 2012), e ciò sia attestato dal gestore stesso nel messaggio o in un suo allegato.
Quando i gestori dei servizi PEC forniranno caselle di PEC-ID il titolare potrà inviare documenti alle P.A. non firmati digitalmente: questi documenti assumeranno comunque valenza giuridica in quanto è la casella di PEC-ID stessa che identifica univocamente l’autore del messaggio.
Questo aspetto è ciò che la distingue dalla pec ordinaria, nella quale se gli allegati non sono corredati di firma digitale non sussiste alcuna garanzia sull’identità della persona.
I soggetti nel servizio di PEC
L’art. 2 del D.P.R. 68/2005 prevede che gli attori coinvolti sono tre:
- il MITTENTE: l’utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la trasmissione di documenti prodotti mediante strumenti informatici;
- il DESTINATARIO: l’utente che si avvale del servizio di posta elettronica certificata per la ricezione di documenti prodotti mediante strumenti informatici;
- il GESTORE del SERVIZIO: il soggetto, pubblico o privato, che eroga il servizio di posta elettronica certificata e che gestisce domini di posta elettronica certificata.
Il servizio di posta elettronica certificata non è destinato ai soli rapporti tra p.a. o tra p.a. e privati, ma anche tra soggetti privati.
Come funziona la PEC
La trasmissione della posta certificata segue un iter più articolato poiché il messaggio inviato dal mittente viene dapprima trasmesso al proprio gestore di pec il quale provvederà a trasmetterlo al destinatario direttamente o a trasferirlo al gestore di pec di cui si avvale il destinatario stesso. In tal caso quest’ultimo gestore provvederà alla consegna nella casella di pec del destinatario.
Da ciò emerge che un soggetto in possesso di una pec potrà inoltrare una comunicazione ad un altro soggetto detentore di pec che ma anche ad uno in possesso di una e-mail standard. Tuttavia a quest’ultimo sarà preclusa la possibilità di trasmettere una comunicazione elettronica classica ad un indirizzo certificato.
Ciò detto, il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore.
Pertanto i momenti cruciale di questa tipologia di comunicazione sono l’invio e la ricezione e sono questi che devono essere “certificati”.
La validità della trasmissione e ricezione del messaggio di posta elettronica certificata e’ attestata rispettivamente dalla ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna.
I soggetti in possesso di PEC
Premesso che chiunque possa essere titolare di una casella di posta certificata purché in possesso di un domicilio digitale, vi sono alcune categorie di soggetti che sono obbligate a possederne una.
La pec è infatti divenuta un obbligo per tutte le imprese dopo la conversione del D.L. 179/2012 nella Legge 221/2012 che va ad affiancarsi alle disposizioni contenute nella Legge 2/2009.
I soggetti obbligati sono in primis i professionisti, per il quale tale onere era già nato nel 2009 nei confronti degli ordini e i collegi cui sono iscritti.
Da novembre 2011 tutte le società devono possedere una casella PEC e dichiararla al Registro delle Imprese. Per le nuove società la dichiarazione della pec avviene contestualmente all’atto dell’iscrizione allo stesso Registro. Da fine giugno 2013 anche le Ditte Individuali.
Ed infine, naturalmente, tutte le pubbliche amministrazioni che, coinvolte (e talvolta travolte) nell’ambizioso processo di informatizzazione, mirano ad offrire un servizio sempre più trasparente e digitale ed a rendere più snello ed efficiente iter burocratico con una partecipazione attiva del cittadino.
Il gestore del servizio PEC
Il mittente o il destinatario che intendono fruire della casella di posta elettronica certificata si avvalgono di uno dei gestori erogatori di tale servizio inclusi in un apposito elenco pubblico tenuto dall’AgID (Agenzia per l’Italia digitale) che svolge funzioni di vigilanza e controllo.
Vale la pena soffermarsi sulla figura del gestore poichè riveste un ruolo chiave in tutto il processo di trasmissione del documento informatico. Invero ha il dovere di certificare l’attendibilità dell’invio e della ricezione della posta.
In pratica, il gestore di posta elettronica certificata utilizzato dal mittente fornisce al mittente stesso la ricevuta di accettazione nella quale sono contenuti i dati di certificazione che costituiscono prova dell’avvenuta spedizione di un messaggio di pec mentre il gestore di posta elettronica certificata utilizzato dal destinatario fornisce al mittente, al suo indirizzo elettronico, la ricevuta di avvenuta consegna.
Quando il messaggio di posta elettronica certificata non risulta consegnabile il gestore comunica al mittente, entro le ventiquattro ore successive all’invio, la mancata consegna tramite un avviso.
Nella prassi il mittente riceve quindi due e-mail, contenenti le due ricevute, che attestano che l’invio della pec è andato a buon fine e correttamente ricevuto dal destinatario. Si precisa che la ricevuta di avvenuta consegna ne attesta appunto la consegna e non la lettura del parte del ricevente.
Quando la trasmissione del messaggio di posta elettronica certificata avviene tramite più gestori il gestore del destinatario rilascia al gestore del mittente la ricevuta che attesta l’avvenuta presa in carico del messaggio.
I gestori racchiudono il messaggio pec in una busta virtuale di trasporto sulla quale appongono una firma elettronica avanzata così come sulle ricevute che rilasciano. Tale firma digitale è generata in automatico dal sistema di posta e basata su chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e l’altra privata ed assicura così la provenienza, l’integrità e l’autenticità del messaggio di pec.
Per quanto riguarda la questione dei virus i gestori sono tenuti a verificare l’eventuale presenza di virus nelle e-mail ed informare in caso positivo il mittente, bloccandone la trasmissione
Un altro onere in capo al gestore riguarda il riferimento temporale che deve essere apposto su ciascun messaggio.
I gestori devono inoltre garantire la sicurezza della trasmissione mantenendo traccia quotidianamentedelle operazioni svolte su un apposito log (registro) dei messaggi. I dati contenuti in tale registro sono conservati dal gestore di posta elettronica certificata per trenta mesi.
Infatti nel caso in cui il mittente non abbia più la disponibilità delle ricevute dei messaggi, potrà chiederne copia ai gestori: queste possiedono lo stesso valore giuridico delle ricevute.
Il valore legale della PEC
“La posta elettronica certificata consente l’invio di messaggi la cui trasmissione e’ valida agli effetti di legge”. Questo è quanto recitato dall’art. 4 del DPR 68/2005.
Alla luce dell’art. 48 del CAD la trasmissione del documento informatico per via telematica equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta.
Tale previsione normativa attribuisce alla pec lo stesso valore giuridico della raccomandata a/r. L’equiparazione appare giustificata dal fatto che entrambi gli strumenti mirano a garantire la certezza della paternità, dell’integrità e dell’inalterabilità del messaggio oltre alla possibilità di monitorarne il suo invio (e consegna).
Infatti la data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico, come precisato dalla predetta norma, sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche, ovvero conformi alle Linee guida.
La posta elettronica certificata in realtà offre maggiori garanzie legali della raccomandata con avviso di ricevimento, perché, oltre a certificare la trasmissione con la funzione di marca temporale, certifica la data, con la funzione di firma digitale certifica anche il contenuto della comunicazione, comprensivo di allegati e header del messaggio con destinatari, oggetto, indirizzi in cc e ccn.
E’ quindi la certificazione che la rende più affidabile ciononostante occorre fare alcune precisazioni.
La pec conserva il suo valore legale a patto che il destinatario che il mittente abbiano un indirizzo pec a sua volta. L’invio di una Pec a un indirizzo e-mail ordinario fa venire meno questa attitudine.
Inoltre il mittente per avere la certezza che la pec sia stata effettivamente consegnata al destinatario deve necessariamente ricevere (e conservare) la e-mail (anch’essa pec) contenente la ricevuta di avvenuta consegna.
Il destinatario deve essere posto in condizione di leggere la comunicazione ed il fatto che non lo faccia – o che abbia esaurito lo spazio disponibile per riceverla – è irrilevante ai fini legali (qualunque esse siano le ragioni, guasti tecnici, smarrimento delle credenziali di accesso, etc.).
Al pari della raccomandata è sufficiente la consegna del messaggio all’indirizzo del destinatario affinché esso produca gli effetti giuridici.
La pec ha infine pieno valore probatorio e può essere prodotta in giudizio in caso di contenzioso, sia per dimostrarne il contenuto che per dimostrarne l’effettiva ricezione da parte del destinatario.
l limite della pec è quello di non poter dimostrare il testo di eventuali allegati ma solo la loro presenza (salvo che questi siano stati firmati con la firma elettronica o salvo che non siano riportati integralmente nel corpo del messaggio).
Pertanto coloro che inviano una pec con una comunicazione allegata al suo interno (per esempio file pdf o word) non saranno in grado di fornire la piena prova del contenuto di tale allegato, ma solo quella della sua spedizione.
Tuttavia, in una eventuale causa, per fornire la prova della spedizione della pec è necessario produrre la stampa dell’e-mail in formato pdf con firma digitale se si tratta di allegato, le ricevute di accettazione e consegna completa, il certificato di firma digitale del notificante, il certificato di firma del gestore pec.
Dinanzi ad alcuni Tribunali è prassi ammettere la prova dell’invio delle pec con la semplice stampa delle due e-mail ricevute dal gestore.
VP
