Privacy e Trattamento dei dati personali

Le Regole di Privacy tra i Condòmini

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“La mia libertà finisce dove comincia la vostra” diceva Martin Luther King … ma prova a dirlo al vicino di casa impiccione.
Quando il condòmino ficcanaso diventa invadente tra i coinquilini l’aria diventa irrespirabile e la tensione cresce.
Non è un caso che i rapporti di vicinato siano spesso oggetto di complesse controversie giudiziarie, spesso anche per violazione della privacy.

Difatti la normativa in materia di protezione dei dati personali trova applicazione anche negli edifici condominiali, ove la stretta convivenza tra le persone richiede un delicato equilibrio tra la trasparenza della gestione della cosa comune e il diritto alla riservatezza di ciascuno.

Le diverse informazioni – sugli inquilini, sui condòmini, sugli appartamenti, sulla natura e sulla quantità dei consumi – contenute negli archivi condominiali vanno oltre il semplice elenco dei nominativi dei proprietari e, se non opportunamente trattate, potrebbero rivelare informazioni anche sensibili sui vari abitanti del palazzo.

Il Garante della Privacy, a seguito della Riforma della disciplina del Condominio (Legge n. 220/2012), ha predisposto un breve vademecum sulla materia.

Sebbene questa guida sia stata stilata prima dell’applicazione del GDPR, i riferimenti pratici e le regole di comportamento in essa contenuti offrono delle validissime – ed ancora attuali – soluzioni per il corretto uso dei dati personali nel condominio.

In questa sede faremo il punto delle principali regole di privacy negli edifici condominiali.

L’amministratore

Sommario

L’amministratore ha responsabilità in tema di privacy nel condominio?

Di fatto, tra i ruoli dell’Amministratore rientra senza dubbio quello di contemperare l’esigenza di trasparenza della gestione del condominio con il diritto alla riservatezza dei singoli.

Tuttavia formalmente è l’assemblea che decide se designarlo come “responsabile del trattamento” dei dati personali dei partecipanti al condominio (proprietari, locatari, usufruttuari).

Pertanto il condominio delega l’amministratore alla messa in atto delle misure idonee per garantire il rispetto della normativa. Tale incombente, che in passato era facoltativo, ora è obbligatorio.

L’amministratore è tenuto altresì a gestire, compilare e custodire il Registro dell’anagrafe condominiale (ex art. 1130 c.c. n.6), un documento nel quale raccoglie le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento (locatari, usufruttuari, comodatari, etc.), comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio: non può contenere dati ulteriori rispetto a quelli strettamente necessari per le sue finalità.

Quali sono i dati personali che, nell’ambito dell’amministrazione del condominio, possono essere trattati?

Si possono trattate unicamente le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni.

L’amministratore può utilizzare numeri di telefono o indirizzi e-mail dei condomini?

Se l’interessato presta il proprio consenso o se presenti in elenchi pubblici i numeri di telefono fisso, di telefono cellulare e l’indirizzo di posta elettronica possono essere utilizzati, nei limiti del principio di proporzionalità.

Il rispetto di tale principio comporta l’impiego di un numero di telefono solo in casi di necessità ed urgenza, con una logica esclusione delle attività ordinarie e con il divieto di diffusione.

L’amministratore non può pretendere il numero di cellulare del proprietario per compilare il Registro dell’Anagrafe condominiale.

Si possono trattare dati personali particolari dei condomini?

In linea di massima non sono utilizzabili. Il trattamento dei dati personali di natura sensibile (come quelli sullo stato di salute, sull’orientamento sessuale o sulle convinzioni politiche o religiose) o dei dati giudiziari è consentito esclusivamente nel caso in cui siano indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio.

A titolo esemplificativo, il trattamento sarà lecito se tra i condòmini vi è un diversamente abile e l’assemblea deve deliberare l’abbattimento delle barriere architettoniche che rendono difficoltoso l’accesso o il transito negli spazi condominiali.

L’amministratore deve adottare delle misure particolari per la conservazione dei dati del condominio?

Tutti i documenti contenenti dati personali dei condomini in possesso dall’amministratore devono essere custoditi al riparo da indebite intrusioni, predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione degli stessi. Particolari cautele devono essere adottate quando si trattano, tra gli altri, dati particolari.

L’amministratore del condominio deve comunicare i propri riferimenti anagrafici?

L’amministratore è tenuto a comunicare ai condòmini, tra le varie informazioni, anche i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, la denominazione e la sede legale.

Le generalità, il domicilio e i recapiti, inclusi quelli telefonici, dell’amministratore devono, tra l’altro, essere affissi all’ingresso del condominio o nei luoghi di maggior transito.

L’assemblea

Possono partecipare all’assemblea persone estranee al condominio?

La legge non impone espliciti divieti di partecipazione. Pertanto non esiste una norma che impedisca a terzi di assistere alle adunanze, naturalmente a patto che questi non prendano parte alla votazione oppure non ne influenzino l’esito.

In determinati casi e qualora l’assemblea condominiale ne ritenga necessaria la presenza possono partecipare anche soggetti diversi dai condòmini (ad es. avvocati, tecnici, consulenti), tuttavia la loro permanenza deve essere limitata al tempo necessario per trattare lo specifico punto all’ordine del giorno per il quale è richiesto il loro intervento.

In ogni caso non è necessario avvisare previamente gli altri condomini della loro presenza. 

E’ possibile registrare l’assemblea condominiale?

La risposta a questo quesito è diversa a seconda che si intenda realizzare una registrazione audio oppure una ripresa video.

Per la videoregistrazione infatti è necessario ottenere il consenso informato di tutti i partecipanti all’assemblea (compresi eventuali terzi presenti). Il diniego di uno solo è sufficiente per impedire le riprese.

Quanto alla registrazione audio non occorre un preventivo consenso, tuttavia deve essere autorizzata dal Presidente della assemblea e devono essere informati i presenti.

In entrambi i casi i file andranno allegati al verbale di condominio (nel caso dell’audio il file dovrà anche essere trascritto) e dovranno essere custoditi dall’amministratore.

La bacheca condominiale

Quali avvisi possono essere esposti nella bacheca condominiale?

Ogni edificio dispone di una spazio condominiale ove l’amministratore può dare comunicazioni di carattere generale (ad es. eventuali interruzioni di servizi, avvertimenti, chiarimenti, riferimenti a personale incaricato per un determinato servizio, etc.). Di contro nella bacheca è assolutamente vietato affiggere informazioni personali di condòmini che ne consentano l’identificazione (es. targa e relativo posto auto, comunicazione personale a Tizio etc.)

Si possono notificare ai condòmini assenti i verbali di assemblea attraverso le affissioni in bacheca?

Dalla risposta al precedente quesito emerge chiaramente che l’amministratore non può dare comunicazioni individualizzate ad un condòmino/affittuario, poiché soggetti terzi potrebbero venirne ingiustificatamente a conoscenza. Pertanto per i verbali di assemblea, come per altre comunicazioni personali, occorre ricorrere a modalità alternative all’esposizione in bacheca, per es. depositando i verbali dell’assemblea, in busta chiusa, nella casella delle lettere del singolo condomino, o inviando una raccomandata a/r o una pec.

Se un condomino è in ritardo con i pagamenti l’amministratore può indicarlo come moroso con un avviso affisso in bacheca condominiale?

Anche gli avvisi/solleciti di morosità/ritardi devono essere comunicati direttamente al condòmino interessato. Fatto salvo l’esercizio di potere di vigilanza e controllo di ciascun condòmino.

A tal proposito ciascun amministrato può chiedere, in ogni momento, all’amministratore di conoscere i nominativi dei coinquilini inadempienti o comunque in sede di rendiconto annuale. Delle singole morosità è possibile inoltre discuterne nel corso dell’assemblea.

La gestione trasparente del condominio

Quali informazioni può conoscere il singolo condominio?

Nel rispetto del principio della trasparenza nella gestione condominiale il singolo condòmino può accedere, oltre alle informazioni che lo riguardano direttamente, anche quelle sulle spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone privata richiesta all’amministratore.

E’ necessario il consenso dei condòmini per dare informazioni sulla loro posizione contabile debitoria ad altri partecipanti del condominio?

No, per ottenere le informazioni relative alla gestione del condominio non è necessario il consenso dei condòmini interessati.

Possono essere divulgate informazioni su spese e morosità a persone esterne al condominio?

L’amministratore può trasmettere queste informazioni ai soli condomini che ne abbiano fatta richiesta privatamente o nel corso dell’assemblea (salvo che non siano presenti estranei) ed ai creditori del condominio nel caso ne facciano richiesta.

I creditori del condominio (ad es. fornitori) dovranno agire preliminarmente nei confronti dei condòmini insolventi ed in subordine avverso quelli regolari.

Si precisa che il singolo ha il diritto di conoscere la situazione finanziaria del condominio, di vigilare e di conoscere le modalità di ripartizione delle spese in qualità di titolare di un interesse alla buona gestione del condominio.

In quest’ottica il condòmino potrebbe decidere di agire in autonomia – al posto del condominio – contro i coinquilini inadempienti.

Si può accedere alle informazioni del conto corrente del condominio?

L’amministratore è tenuto a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condòmini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio stesso.

Ogni condòmino ha diritto, per il tramite dell’amministratore, di chiedere, prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica.

La richiesta di accedere al conto corrente condominiale del singolo (di cui è titolare in quota parte) o di visionare documenti attinenti alla gestione ed al bilancio del condominio (fatture, pezze giustificative, scontrini, registri, etc.) deve prima essere rivolta all’amministratore fissandogli un congruo termine per adempiere; se questi non ottempera spontaneamente il condòmino potrà esigere tali documenti direttamente allo sportello della banca, esibendo la ricevuta dell’invio della raccomandata.

La videosorveglianza

Un condominio può installare una telecamera che riprende l’ingresso del suo appartamento e del suo posto auto?

Quando un impianto di videosorveglianza è installato da una persona fisica per un fine personale ed è installato in maniera tale che l’obiettivo della telecamera posta di fronte alla porta di casa riprenda esclusivamente lo spazio privato e non tutto il pianerottolo o la strada, ovvero il proprio posto auto e non tutto il garage, non si applica la normativa in materia di privacy.

Si sta diffondendo l’impiego di spioncini digitali installati alla porta di casa, ovvero piccole telecamere collegate all’occhiello tradizionale, che consentono di osservare da remoto (ad es. tramite smartphone) chi si è avvicinato al proprio ingresso. Questi sistemi sono leciti nella misura in cui l’angolo di visuale non superi quello di uno spioncino classico.

E’ bene sottolineare che con un sistema di videosorveglianza in grado di inquadrare aree non consentite si potrebbe configurare il reato di interferenze illecite nella vita privata altrui (art. 615 bis c.p.).

Pertanto non sarà necessario esporre un cartello per segnalare il dispositivo, né richiedere un consenso preventivo all’assemblea, né una segnalazione alla questura. Naturalmente le immagini non deve essere destinate alla comunicazione sistematica o alla diffusione a terzi e rimangono valide le disposizioni in tema di responsabilità civile e di sicurezza dei dati.

Quali sono le regole per installare un sistema di videosorveglianza condominiale?

Tra gli obblighi imposti dalla normativa sulla privacy e dai provvedimenti del Garante emerge in primo luogo quello di segnalare l’installazione di impianti video con appositi cartelli (informativa che oltre ad avvertire della presenza di una telecamera espliciti anche le finalità delle riprese).

Le registrazioni potranno inoltre essere conservate per un periodo limitato tendenzialmente non superiore alle 24-48 ore, anche in relazione a specifiche esigenze come alla chiusura di esercizi e uffici che hanno sede nel condominio o a periodi di festività. Per tempi di conservazione superiori ai sette giorni è comunque necessario presentare una verifica preliminare al Garante.

Le telecamere possono riprendere solo le aree comuni da monitorare (accessi, garage…), possibilmente evitando la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultino rilevanti (strade, edifici, esercizi commerciali ecc.).

I dati raccolti (riprese, immagini) devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza che ne consentano l’accesso alle sole persone autorizzate (titolare, responsabile o incaricato del trattamento).

I videocitofoni sono considerati un sistema di videosorveglianza?

Se il videocitofono è installato da un singolo o da una famiglia per finalità personali, non soggiace alle disposizioni in materia di protezione dati, salvo che ne rispetti tutti i requisiti.

Diversamente varranno le regole che governano l’installazione degli impianti di videosorveglianza, individuate nel precedente quesito.

Qual è il quorum necessario per l’installazione di un sistema di videosorveglianza condominiale?

L’assemblea può deliberare l’installazione di un sistema di videosorveglianza sulle parti comuni (ad es. androne, garage, scale, portone d’ingresso, ecc.) solo con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore (i cosiddetti millesimi) dell’edificio. Le spese vengono ripartite in base ai millesimi.

Una volta installate le telecamere sussiste l’obbligo per l’amministratore di affissione di un cartello di avviso, visibile nei luoghi ripresi o nelle immediate vicinanze, con il quale segnala la presenza delle videocamere. 

Il condominio digitale

Quali dati possono essere pubblicati sul sito web del condominio?

Se il condominio dispone di un proprio sito internet l’amministratore dovrà rendere accessibili con modalità telematica solo i documenti adottati dall’apposita delibera assembleare, ad esempio i dati contabili e i verbali approvati.

Qualora il condominio ne sia privo l’assemblea può richiederne l’attivazione all’amministratore.

L’accesso al sito internet deve essere riservato ai soli condomini?

La possibilità di consultare ed estrarre copia dei documenti condominiali deve essere riservato alle solo persone che ne hanno diritto. A tal fine devono quindi essere previste delle procedure, ad esempio l’autenticazione tramite username e password, che consentano l’accesso sicuro.

In conclusione, il condominio è semplicemente un ente di gestione privo di personalità giuridica. Non è pertanto titolare di diritti ma rappresenta i diritti dei vari proprietari.

Ciò detto, il condominio non possiede un proprio diritto alla privacy, né può agire a tutela della privacy dei condomini. Spetterà al singolo far valere i propri diritti.

In ogni caso tutti i condòmini hanno diritto a conoscere l’andamento della gestione del condominio, ne consegue che il diritto alla privacy del singolo soccomberà dinanzi al diritto di trasparenza, principalmente per quanto concerne i debiti condominiali.

VP

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