Privacy e Trattamento dei dati personali Smart Working

Smart Working: tra controllo a distanza e privacy

Read 5 min

Negli ultimi anni stiamo assistendo ad una vera e propria rivoluzione digital. L’impiego massiccio delle nuove tecnologie sta trasformando molti settori. L’innovazione digitale gioca un ruolo chiave nell’evoluzione dei modelli organizzativi aziendali.

L’Italia, nonostante la diffidenza iniziale, si sta affacciando ad un nuovo stile di vita lavorativo. Le classiche otto ore in ufficio sono oramai obsolete. Occorre andare incontro alle esigenze del lavoratore perché solo un dipendente soddisfatto potrà essere un dipendente produttivo.

In questa ottica si è introdotto lo “Smart working”, che consente al lavoratore di poter svolgere la propria prestazione secondo le modalità di esecuzione più consone al proprio stile di vita quotidiano.

Questa nuova fattispecie assolve la funzione di incrementare la competitività agevolando la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro del dipendente.

Il concetto di ufficio diventa ”aperto”, il vero spazio lavorativo è quello che favorisce la creatività delle persone: lo “smart worker” non sarà inserito all’interno dei locali aziendali, se non per una parte del tempo.

Il lavoro diventa dinamico e flessibile, genera relazioni che vanno oltre i confini aziendali, stimola nuovi business. Anche la definizione di orario di lavoro dovrà necessariamente essere rivista in funzione della giornata o della settimana nella sua complessità.

La disciplina giuridica

La legge 22 maggio 2017, n. 81, sotto la rubrica “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire larticolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato” ha introdotto nel nostro ordinamento il c.d. lavoro agile, all’art. 18.

Questo istituto viene definito come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Il primo aspetto che emerge è che lo smart working è frutto di un accordo tra datore e dipendente. Tale accordo deve essere stipulato in forma scritta e deve regolare ogni aspetto del rapporto lavorativo, inclusi i riposi e gli strumenti offerti in dotazione per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Un altro aspetto sul quale conviene soffermarsi riguarda la gestione del tempo e degli spazi. Difatti, a differenza del Telelavoro, il lavoro agile non si svolge interamente all’esterno dei locali aziendali. Il worker svolgerà quindi parte della propria prestazione in azienda (le modalità andranno delineate nell’accordo tra le parti).

Quanto alle tecnologie digitali, sono queste che permettono lo svolgimento del lavoro smart. Permettono al lavoratore di scegliere dove e quando lavorare, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. Generalmente l’imprenditore fornisce in uso al suo dipendente tutti gli strumenti per lavorare da remoto: pc, VPN, servizi di Social Collaboration, smartphone, tablet, etc. in relazione al tipo di attività che questi dovrà svolgere.

I pro e i contro

Pare inevitabile imbattersi nei vantaggi che trae il lavoratore a discapito di una evidente insicurezza dell’imprenditore.

La “smaterializzazione” della postazione di lavoro e dell’assenza di vincoli di continuità della prestazione nella giornata pone il datore di lavoro in una situazione in incertezza sollevando non pochi problemi di coordinamento nell’organizzazione complessiva dell’attività d’impresa.

Per tale ragione l’imprenditore deve ricorrere a strumenti che gli consentano di ridurre la distanza fisica tra le parti e che gli permettano di monitorare l’effettivo adempimento da parte del lavoratore delle mansioni assegnategli.

D’altronde il fine primario del datore di lavoro è di procurare una utilità alla propria azienda pertanto avrà tutto l’interesse di controllare la prestazione del lavoratore, tuttavia tutto ciò potrebbe sfociare in forme aggressive di controllo a distanza.

  • Il controllo a distanza

La normativa che ha introdotto il lavoro agile (L. 81/2017) affronta all’art. 21 la tematica del potere di controllo del datore rinviando allo Statuto dei lavoratori (L. 300/1970).

In particolare, ai sensi dell’art. 4: “Gli impianti audiovisivi* e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali.”

Gli strumenti nella suddetta disposizione c.d. controlli preterintenzionali devono essere impiegati unicamente per le finalità ivi indicate, a titolo esemplificativo per il monitoraggio dell’effettivo svolgimento della prestazione.

Il lavoratore dovrà essere preventivamente informato sulle modalità d’uso dei dispositivi stessi e sui possibili controlli. Il GDPR prevede, inoltre, all’art. 88 che le attività di controllo del lavoratore siano svolte in un contesto di trasparenza e di adeguata protezione dei dati del lavoratore.

Il trattamento dei dati personali del dipendente in esecuzione di obblighi derivanti dal contratto di lavoro, da previsioni di legge, nell’interesse legittimo del datore di lavoro deve sempre avvenire con il suo consenso, come precisato dal WP29.

Fuori da queste ipotesi, atteso il palese sbilanciamento della forza contrattuale tra datore di lavoro e dipendente, il mero consenso di quest’ultimo non sarà sufficiente, non potendolo considerare liberamente espresso.

  • Il trattamento di dati personali dei terzi

Si pone altresì il problema della tutela della privacy dei soggetti i cui dati vengono trattati da remoto dal lavoratore nello svolgimento delle sue mansioni. Il datore di lavoro infatti in qualità di titolare del trattamento deve verificare costantemente che siano poste in essere tutte le misure organizzative e/o tecniche necessarie a garantire un trattamento lecito e corretto. Talvolta però per far ciò si rischia un’eccessiva invasività dell’imprenditore nella vita privata del lavoratore.

Sarà quindi necessaria una valutazione sulla necessità di trattare i dati da remoto: il trattamento dovrà rispondere ad esigenze strettamente finalizzate all’organizzazione imprenditoriale, in rispetto al principio di minimizzazione.

In ogni caso l’utilizzabilità dei dati è ammessa se sono rispettati i principi di liceità, di necessità, di finalità e di proporzionalità.

Conclusione

Work-life balance e welfare aziendale sono le finalità che persegue il lavoro agile. Grazie allo smart working il lavoratore gestisce il suo tempo, dedicandolo alle attività che lo rendono una persona realizzata non solo da punto di vista professionale.

In un’epoca di trasformazioni la digitalizzazione può diventare una nostra alleata purché non comporti una sgradita intromissione nella sfera intima dell’individuo. La tecnologia deve rappresentare un valore aggiunto al nostro stile di vita e un approccio aperto ad essa può solo portare benefici per il singolo e per la collettività intera.

VP

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato.